こんにちは。sassaです。

私は、デザイナーとして15年ほど仕事をしてきました。

今まで、ロゴ制作、チラシ制作、雑誌、POPやウェブサイトなどをずーっと作ってきました。

今もデザインもやりますが、今は事務系の仕事がメインになってます。

 

事務系の仕事をするようになって、よく社内資料を作るようになりました。

Illustratorや、Photoshopをゴリゴリ使って。…ではなくて、

ExcelやWordを多用します。（というか、Officeしか入ってない…）。

 

社内資料は、「説得」や「承認」がメインなので、

説明することで、どうしても情報が多くなっていくことが多く、

数字をまとめた表だけ見せても、これが伝わらない（泣）

時間をかけて作った資料も

「…..でこれで何が言いたいんだっけ？」と言い返される場面をよく見ます。

 

そこで今日は、

「伝わるExcel」の資料づくりのポイントを書きたいと思います。

【超基本編】なので、簡単なポイントにしぼっています。

数式とか、マクロとかの説明ではないので、そういうのを期待していた方は

Excel You Tuber、おさとExcel さんがとっても参考になります。

 

 

伝わるExcelの資料作りは、以下をご覧ください。

１：見出しをつける。

いきなり、なにを当たり前のことを言っているんだ！

と思うかもしれませんが、これが非常に大事！

パッと見て「なんの資料か」を分かってもらうには、これが大事です。

ポスターづくりのセオリーでは、「人は2秒みて広告を判断する」という言葉があるくらい、

パッと見た時の印象は大事なのです。

 

２：言いたいことは、大きく、太字にする or 色をつける。

見出しの次に大事なのが、言いたいことは「大きく書く」ことです。

結論を先に言うことで、読む人の頭が整理されます。

Excelでは、文字の大きさのデフォルトが10ptですが、大体18pt〜20ptくらいにすると効果的です。

さらに「文字を太字にすることと」と「色をつけること」で、より視認性が増し、良くなります。

 

３：１シート・１テーマに絞る

Excelでは、無限にセルがあり、どこまででも増やしていけますが、、、

資料作りで使う際には、A4サイズに収まるくらいのスペースで十分です。

その大きさに設定しておくと、

メールや印刷して渡す時に、印刷範囲内で資料がまとめると、見やすくで良いです。

結論用で１枚。補足説明で３枚程度がベストな枚数です。

（Excelデータで渡す時は、罫線をつけて、枠線は消しておくとさらにGoodです。）

 

４：結論が直感的に分かるグラフを、ひとつ入れる。

私もよくやることですが、、、

結論が分かるグラフをひとつ用意しておくと、すぐ承認が降りる（楽）

視覚的に訴えることで、説明がいらないので、楽に仕事が進みます。

 

 

 

まとめ

「伝わるExcel」の資料づくりのポイントをまとめると、

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１：見出しをつくる。

２：言いたいことは、太字にする or 色をつける。

３：１シート、１テーマに絞る。

４：結論が直感的に分かるグラフを、ひとつ入れる。

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明日からでもできる簡単なポイントです。一度お試しください！

Excelでの資料作りは、ビジネスの場面では良くあると思います。

 

sassaでした。